Qualité, analyses par lot et documents
Aucun lot ne quitte notre société sans une fiche de libération signée par l'associé qui ne l'a pas préparé. Chaque lot est prélevé par nous, analysé par un laboratoire et comparé à la spécification que vous avez acceptée avant l'expédition. Voici la procédure, les documents que vous recevez et notre position sur les certifications.
La procédure, lot par lot
Figer la spécification
La spécification que vous avez acceptée (version et date) et l'échantillon que vous avez approuvé font référence au contrat. Si vous demandez plus que ce que couvre la spécification du fournisseur (bio, résidus de pesticides, allergènes), l'analyse correspondante est prévue avant d'accepter la commande.
Prélever nous-mêmes, dans le lot réel
Le prélèvement se fait dans le lot fournisseur identifié, jamais dans un flacon préparé d'avance, selon la norme ISO 5555:2001, Animal and vegetable fats and oils — Sampling pour les huiles végétales et ISO 212:2007, Essential oils — Sampling pour les huiles essentielles. L'échantillon homogénéisé donne trois flacons identiques : un pour le laboratoire, un contre-échantillon scellé et signé par le fournisseur et par nous, un pour nos archives.
Analyser
Un nouveau lot fournisseur reçoit l'analyse complète. Avant chaque analyse, nous vérifions que l'essai figure dans la portée d'accréditation ISO/IEC 17025 du laboratoire. Chaque résultat est comparé à la spécification, à l'échantillon que vous avez approuvé et à l'empreinte de référence des lots approuvés : un lot peut être dans les plages d'une norme et différer pourtant de ce que vous avez testé.
Décider
Un lot non conforme est refusé, sans remise pour le faire passer. En cas de désaccord avec le fournisseur, une seule contre-analyse du contre-échantillon scellé, par le laboratoire d'arbitrage désigné au contrat d'achat, tranche. En attendant, le lot reste en quarantaine.
Réceptionner et reconditionner
À la réception, un contrôle d'identité rapide (aspect, odeur, densité ou indice de réfraction) par rapport à l'échantillon de référence. Le lot reçoit notre propre numéro, relié au lot fournisseur dans notre registre. Deux lots fournisseurs ne sont jamais mélangés dans un même lot client sans votre accord écrit et une nouvelle analyse.
Conserver des contre-échantillons
Deux contre-échantillons par lot, dont le scellé, sont stockés dans les mêmes conditions que le lot, jusqu'à la fin de sa durée de conservation.
Établir les documents et libérer le lot
Le certificat d'analyse, à notre format, reprend exactement les résultats du laboratoire, avec la méthode, le laboratoire et la date. Étiquettes et documents sont à notre nom, sans trace du fournisseur. L'associé qui n'a pas préparé le lot relit tout le dossier et signe la fiche de libération.
Après l'expédition
Vous recevez le numéro de suivi et les documents le jour du départ. Une réclamation reçoit un accusé de réception sous 24 heures, et le contre-échantillon scellé est analysé par le laboratoire d'arbitrage.
Cette procédure est notre méthode de travail de négociant ; elle ne vaut pas certification.
Ce que nous analysons, par produit
| Produit | Identité | Qualité | Sécurité et réglementaire |
|---|---|---|---|
| Huile de pépins de figue de barbarie | Profil en acides gras, stérols, tocophérols ; comparaison à l'empreinte de référence | Acidité, indice de peroxyde | Solvant résiduel (hexane) ; résidus de pesticides si bio |
| Huile essentielle de néroli | GC-MS comparée à la norme ISO 3517:2012, Essential oil of neroli ; analyse chirale du linalol et de l'acétate de linalyle, qui détecte les ajouts de synthèse | Aspect, odeur | Allergènes, IFRA, point d'éclair |
| Eau de fleur d'oranger | Profil aromatique : véritable hydrolat ou eau aromatisée | pH | Microbiologie : germes totaux, levures et moisissures, absence de Pseudomonas aeruginosa, Staphylococcus aureus, Escherichia coli, Candida albicans |
| Huile essentielle de tanaisie bleue | GC-MS : chamazulène, absence de thuyone (écarte Tanacetum vulgare) | Couleur, odeur | Allergènes, IFRA, point d'éclair |
| Huile essentielle de romarin | GC-MS comparée à la norme ISO 1342:2012, Essential oil of rosemary, type Tunisie-Maroc ; densité, indice de réfraction | Aspect, odeur | Point d'éclair (FDS) ; allergènes calculés depuis la GC ; IFRA |
| Feuilles de romarin | Acide carnosique et carnosol par HPLC | Humidité, impuretés | Résidus de pesticides, microbiologie, selon le cahier des charges de l'acheteur |
Le dossier documentaire
| Document | Contenu | Pour qui |
|---|---|---|
| Certificat d'analyse (CoA), par lot | Méthode, laboratoire, date, numéro de lot | Tous les acheteurs |
| Fiche de données de sécurité (FDS), format UE | Conforme REACH et CLP | Tous les acheteurs, surtout pour les huiles essentielles |
| Déclaration d'allergènes | Selon le Regulation (EU) 2023/1545 (fragrance allergens labelling), qui porte la liste de 26 à environ 82 allergènes. Obligatoire pour les produits mis sur le marché depuis le 31 juillet 2026 ; les produits déjà sur le marché ont jusqu'au 31 juillet 2028. | Acheteurs cosmétiques de l'UE |
| Certificat IFRA | Limites d'usage par catégorie de produit | Parfumerie |
| Spécification technique | Nom INCI, n° CAS, indices, conditionnements, conservation | Tous les acheteurs |
Ce qui est disponible pour chaque produit
| Produit | Spécification | CoA type (anonymisé) | Fiche de données de sécurité (format UE) | Déclaration d'allergènes (UE 2023/1545) | Certificat IFRA |
|---|---|---|---|---|---|
| Huile de pépins de figue de barbarie | [À COMPLÉTER : données disponibles quand la fiche produit sera créée] | ||||
| Huile essentielle de néroli | [À COMPLÉTER : données disponibles quand la fiche produit sera créée] | ||||
| Eau de fleur d'oranger | [À COMPLÉTER : données disponibles quand la fiche produit sera créée] | ||||
| Huile essentielle de tanaisie bleue | [À COMPLÉTER : données disponibles quand la fiche produit sera créée] | ||||
| Huile essentielle et feuilles de romarin pour l'extraction | [À COMPLÉTER : données disponibles quand la fiche produit sera créée] | ||||
Un certificat d'analyse type
Le CoA anonymisé d'un lot réel : ni nom de fournisseur, ni numéro de lot fournisseur. [À COMPLÉTER : fichier PDF d'un CoA réel anonymisé (ni nom de fournisseur, ni n° de lot d'origine, métadonnées nettoyées)]
Certifications
Notre société ne détient aujourd'hui aucune certification, et n'en affiche donc aucune. En règle générale, pour revendre un produit comme bio dans l'UE, la société de négoce doit être elle-même certifiée par un organisme de contrôle, et chaque envoi voyage avec un certificat d'inspection électronique (Regulation (EU) 2018/848 (organic production)). Tant que notre société n'est pas certifiée, nous vendons en conventionnel, y compris quand un fournisseur détient une certification bio.
Laboratoires
La procédure s'appuie sur deux laboratoires : un au Maroc pour les analyses courantes, un dans l'UE pour les contre-analyses. [À COMPLÉTER : laboratoires utilisés par la SARL (un au Maroc, un dans l'UE), avec la portée d'accréditation vérifiée]